Datenschutzinformationen für Studienplatzbewerber und Studierende über das PRIMUSS-Bewerber- und PRIMUSS-Studierendenportal

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (Europäische Datenschutzgrundverordnung - DSGVO, Bayerisches Datenschutzgesetz – Bay DSG).

Entsprechend dieser Bestimmungen informieren wir Sie in diesen Datenschutzinformationen über die für Sie relevanten Aspekte der Verarbeitung Ihrer Daten in unserem Bewerbungsverfahren um Studienplätze, in unserem Immatrikulationsverfahren sowie in der Studierenden- und Prüfungsverwaltung für eingeschriebene Studierende und der Stipendien- und Alumniverwaltung.
Wir passen unsere Datenschutzinformationen aktuellen Entwicklungen gemäß an und informieren Sie regelmäßig datenschutzkonform über vorgenommene Anpassungen.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 lit a DSGVO)

Technische Hochschule Ingolstadt (THI)
Esplanade 10, 85049 Ingolstadt
vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Walter Schober

Tel. +49 841 9348-0
Fax +49 841 9348-2000
Email info@thi.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 lit b DSGVO)

Technische Hochschule Ingolstadt
Esplanade 10, 85049 Ingolstadt

Tel. +49 841 9348-1234
Email datenschutz@thi.de

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit c DSGVO)

Wir nutzen die erhobenen persönlichen Daten, um Ihre Studienplatzbewerbung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu bearbeiten und um im Fall einer erfolgreichen Studienplatzbewerbung Ihre Immatrikulation vorzubereiten. Wenn Sie sich an der Technischen Hochschule Ingolstadt (THI) immatrikulieren, werden Ihre persönlichen Daten im weiteren Verlauf für die Studierenden- und Prüfungsverwaltung, zur Unterstützung der Bearbeitung Ihrer internationalen Angelegenheiten wie Auslandssemester, für die Studienorganisation sowie für Stipendienangelegenheiten und als Grundlage für Talentförderungen übernommen. Außerdem nutzen wir die Daten zur anonymisierten Verfolgung von Studienverläufen.
Wenn Sie nach Ihrem Studium mit uns als Alumni in Kontakt bleiben wollen, ist eine separate Erklärung / Anmeldung erforderlich: Nur dann nutzen wir die Daten für passgenaue Alumniangebote an Sie.
Außerdem nutzen wir die erhobenen Daten um Systemzugänge (Netzwerk, Online-Portale, Lernplattformen, Bibliotheksnutzung, Raumnutzungen, Anzeige des persönlichen Stundenplans) zu organisieren.
Im Bewerbungsverfahren nutzen wir Ihre persönlichen Daten ausschließlich für den Kontakt mit Ihnen und die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens; das umfasst auch die Einladung zu einschlägigen Infoveranstaltungen.
In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung werden die Daten für den Kontakt mit Ihnen, für das Antragsmanagement (Beurlaubungen, Fristen, Anrechnungen etc.) sowie für die Praktikums-, Gebühren- und Prüfungsverwaltung im Rahmen der rechtlichen Vorgaben genutzt. In der Studienorganisation nutzen wir die Daten für Fächereinschreibungen, Stundenplanung etc.
Im Rahmen der Stipendienangelegenheiten erfassen wir Ihre über die Hochschule abzuwickelnden Stipendienanträge (z.B. Deutschlandstipendium) und nutzen die vorhandenen Daten für die zielgerichtete Information über Stipendienprogramme, die Talentförderung und die Vergabe von Preisen an Studierende und Absolventen. In einigen externen Förderprogrammen haben die Hochschulen das Recht geeignete Studierende vorzuschlagen: Wir ermitteln in PRIMUSS die Studierenden, die die Kriterien der Förderprogramme am besten erfüllen; ein Vorschlag, in dem Ihre persönlichen Daten an externe Stipendiengeber übermittelt werden, erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.
Mit Ihren persönlichen Daten unterstützen wir auch Ihre Bewerbung um Plätze an ausländischen Partnerhochschulen: Eine solche Bewerbung wird im Mobility-Online-System der THI erfasst und abgewickelt. Aus PRIMUSS werden aktuelle arithmetische Prüfungsnotenschnitte für die Vergabe nach Ranglisten geliefert, sofern mehr Bewerbungen vorliegen als Plätze vorhanden sind. Bei Erstsemestern, die sich bewerben, wird mangels Prüfungsnoten die Durchschnittsnote der Hochschulzugangsberechtigung übermittelt.
Als Bewerber und wenn Sie bei uns immatrikuliert sind, erhalten Sie von uns jeweils passwortgeschützte Systemzugänge für die digitale Erledigung Ihrer Bewerbung und Ihrer Anträge und Verfahren in den PRIMUSS-Portalen für Bewerber und Studierende: Wir protokollieren Ihre Zugriffe und Aktivitäten, um jederzeit die Rechtmäßigkeit der Zugriffe nachvollziehen und die Aktivitäten nachweisen zu können. Darüber hinaus erfolgt keine Nutzung der Protokolldaten.

Rechtsgrundlage für die Datenerhebung ist Art.6 Abs. 1 lit c i.V.m. Abs. 3 lit b DSGVO, Art. 42 Bayerisches Hochschulgesetz (BayHSchG), dem Bayerischen Hochschulzulassungsgesetz (BayHZG) und der Immatrikulationssatzung der THI vom 08.07.2007, sowie das Hochschulstatistikgesetz (HStatG).

Empfänger bzw. Kategorien der Empfänger personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 1 lit e DSGVO)

Die THI gibt Ihre Daten nur auf der Grundlage gesetzlicher Ermächtigungen oder mit Ihrem Einverständnis weiter: Darüber hinaus erfolgt keine Datenweitergabe.

Bei Studiengängen, die am bundesweiten Zulassungsabgleich, dem sogenannten dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV) teilnehmen, werden Ihre Bewerbungsdaten an die für das DoSV zuständige Stiftung für Hochschulzulassung (siehe www.hochschulstart.de) für den bundesweiten Bewerbungs- und Zulassungsabgleich übermittelt und mit den dort von Ihnen hinterlegten Daten abgeglichen (Rechtsgrundlage § 37 a Bayerische Hochschulzulassungsverordnung - BayHZV).

Im Rahmen der Zulassung und des Studienverlaufs erfolgt ein Abgleich Ihrer Daten mit Ihrer Krankenkasse (Rechtsgrundlage Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung, SKV-MV vom 27. März 1996 in der aktuellen Fassung) sowie ggfs. eine Datenübermittlung an das Studentenwerk Erlangen-Nürnberg im Zusammenhang mit von Ihnen dort gestellten BAföG-Anträgen (Rechtsgrundlage §§ 47 / 48 Bundesausbildungsförderungsgesetz – BAföG).

In Studiengängen, die wir gemeinsam mit anderen Hochschulen anbieten bzw. gemeinsam Abschlüsse verleihen, übermitteln wir den Partnerhochschulen Ihre abschlussrelevanten persönlichen Daten. Diese Hochschulen sind dabei in gleicher Weise auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

In gebührenfinanzierten Studiengängen arbeiten wir teilweise mit Dienstleistern zusammen, die für uns diverse Aufgaben in der Organisation und Abwicklung der Studiengänge übernehmen. Für diesen Zweck stellen die THI diesen Dienstleistern die bei Ihnen erhobenen und für die Dienstleistung notwendigen persönlichen Daten zur Verfügung. Die Dienstleister werden dabei selbstverständlich in gleichem Umfang auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet wie es die THI ist. Aktuell gibt es eine solche Konstellation im Masterstudiengang Applied Computational Mechanics (ACM), bei dem wir mit der Firma CADFEM GmbH, Marktplatzstr. 2, 85567 Grafing zusammenarbeiten. CADFEM unterstützt die THI im Bereich Studienplatzbewerbung, Studienberatung und stellt und betreut bei der Durchführung des Studienganges die von Ihnen verpflichtend zu nutzende digitale Lernplattform Moodle.

Wir betreiben unsere Bibliothek und unsere Bibliothekssysteme im Verbund mit der Katholischen Universität Eichstätt/Ingolstadt (KUE): Sie können sowohl die Bibliothek der THI als auch die der KUE nutzen, dafür stellen die Bibliotheken sich gegenseitig die Benutzerdaten zur Verfügung. Die Systeme und Daten selbst werden am Leibnitz-Rechenzentrum, einem Institut der Bayerischen Akademie der Wissenschaften, gehostet und von der KUE technisch administriert.

Die Hochschule hat in vielen Stipendienprogramme ein Vorschlagsrecht für mögliche Kandidaten unter den Studierenden: Ihre Kontakt- und Leistungsdaten geben wir stets nur mit Ihrer Einwilligung weiter. Eine Datenweitergabe auch ohne Ihre Kenntnis ist zulässig auf der Grundlage des § 27 BayDSG zur Vorbereitung und Durchführung staatlicher oder kommunaler Auszeichnungen oder Ehrungen.

Die THI betreibt PRIMUSS als Prüfungs-, Immatrikulations- und Studierendenverwaltungssoftware im Verbund mit neun weiteren Hochschulen. Die Systeme einschließlich der Online-Portale werden zentral im Regionalen Rechenzentrum Erlangen-Nürnberg gehostet und vom PRIMUSS-Verbund administriert. Für den PRIMUSS-Verbund ist dessen Kompetenzzentrum zuständig: Für die zentrale Administration und den Second-Level-Support der Onlinedienste ist das PRIMUSS-Kompetenzteam der Hochschule Coburg, für den Second-Level-Support der Fachanwendungen das der Technische Hochschule Ingolstadt zuständig. Für alle datenschutzrechtlichen Anfragen ist die zuständige Service-Fachabteilung SCS zuständig. Sie erreichen diese unter studienangelegenheiten@thi.de.  Den Verbund erreichen Sie unter info@primuss.de

Ihre Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten / mögliche Folgen der Nichtbereitstellung (Art. 13 Abs. 2 lit e DSGVO)

Gemäß Art. 42 Absatz 4 Bayerisches Hochschulgesetz (BayHSchG) sind Sie zur Angabe aller persönlichen Daten mit Relevanz für die Abwicklung Ihrer Bewerbung und Ihres Studiums verpflichtet. Sollten Sie abgefragte, entscheidungsrelevante Daten nicht angeben, können Sie darauf beruhende Ansprüche (z.B. auf Zulassung zum Studium, Immatrikulation, Prüfung, Beurlaubung, Fristverlängerungen und Zugänge etc.) verlieren.

Geplante Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 2 lit DSGVO)

Die nachfolgenden Lösch- bzw. Anonymisierungsfristen gelten vorbehaltlich der Umsetzung des Bayerischen Archivgesetztes (BayArchivG). Sofern Unterlagen archivierungswürdig sind, werden sie vor Löschung bzw. Anonymisierung zur Archivierung angeboten und ggfs. übergeben.

Ihre Bewerberdaten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung genutzt. Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war, werden diese Daten sechs Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht (Rechtsgrundlage Art. 12 Abs. 1 Nr. 2 BayDSG).

Wenn Sie bei uns immatrikuliert sind, speichern wir Ihre persönlichen Daten für die Dauer Ihres Studiums nach den gesetzlichen Vorgaben:

  • Anträge und sonstiger Schriftverkehr wird für die Dauer des Studiums und für sechs Monate darüber hinaus gespeichert, um den Studienverlauf nachvollziehen und ggfs. entsprechende Bescheinigungen etc. ausstellen zu können.

  • Prüfungsunterlagen sind nach § 12 der Rahmenstudienordnung für die Fachhochschulen in Bayern (RaPO) für zwei Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem Ihnen das Ergebnis der jeweiligen Modulprüfung mitgeteilt wurde. Prüfungsunterlagen, die Gegenstand eines Widerspruchs- oder Klageverfahrens sind, werden davon abweichend bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens gespeichert.
  • Eine reduzierte Prüfungsakte wird für die Dauer von 50 Jahren gespeichert mit Informationen über die Immatrikulationsdauer, die Prüfungsergebnisse, die Exmatrikulation und die Verleihung des akademischen Grades. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie exmatrikuliert werden.

  • Ihre persönlichen Stundenpläne, die Sie sich in unserem Stundenplantool jedes Semester aus allen angebotenen Veranstaltungen individuell zusammenstellen und online anzeigen lassen können, löschen wir jeweils nach Ablauf des folgenden Semesters.

  • Persönliche Daten, die Finanztransaktionen betreffen (Studentenwerksbeiträge, Studiengebühren in den berufsbegleitenden Bachelor- und Masterstudiengängen) werden auf der Grundlage des Haushalt- und Steuerrechts für die Dauer von zehn Jahren gespeichert.

Ihre RECHTE  

Ihr Recht auf Auskunft, auf Berichtigung von Daten bzw. Einschränkung der Verarbeitung, auf Löschung und Datenübertragbarkeit (Art. 13 Abs. 3 lit b, 15 bis 20 DSGVO)

Sie haben gem. Art. 15 DSGVO das Recht Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche persönlichen Daten von Ihnen gespeichert sind, zu welchem Zweck sie genutzt werden, an wen die Daten übermittelt wurden, ggfs. woher die gespeicherten Daten stammen, sofern Sie nicht bei Ihnen persönlich erhoben wurden (Art. 15 DSGVO). Sollten Sie der Meinung sein, es werden unrichtige persönliche Daten über Sie gespeichert, haben Sie ein Recht auf Berichtigung dieser Daten gem. Art. 16 DSGVO bzw. gem. Art. 18 DSGVO auf Einschränkung der Verarbeitung bis zu Klärung der Richtigkeit. In Bezug auf personenbezogene Daten, die für den erhobenen Zweck nicht mehr benötigt werden, haben Sie ggfs. ein Recht auf Löschung von Daten gem. Art. 17 DSGVO.

Art. 20 DSGVO begründet Ihr Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt zu bekommen bzw. einem anderen von Ihnen benannten Verantwortlichen direkt zur Verfügung gestellt zu bekommen.

Ihr Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 lit d, Art. 77 DSGVO)

Sollten Sie als Betroffene oder Betroffener der Ansicht sein, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie gem. Art. 77 DSGVO unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs auch das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für öffentliche Stellen in Bayern zuständige Aufsichtsbehörde ist gemäß Art. 15 BayDSG der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD). Sie erreichen ihn unter

Email: poststelle@datenschutz-bayern.de

Tel. +49 89 212672-0
Fax +49 89 212672-50 

Ihr Widerspruchrecht aus einer besonderen Situation („atypische Konstellation“) - (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO erfolgende Verarbeitung Ihrer privaten Emailadresse und der privaten Telefonkontaktdaten ganz oder teilweise Widerspruch einzulegen aus Gründen, die sich aus einer bei Ihnen möglicherweise vorhandenen besonderen Situation ergeben. Es muss sich um eine im Kontext als Studierender atypische Fallkonstellation handeln. Die teilweise oder vollständige Beendigung der Verarbeitung für die genannten Zwecke kommt nur in Betracht, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber die weitere Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie können den Widerspruch einlegen unter kanzler@thi.de.